Organizacja konferencji wymaga szczególnych umiejętności organizacyjnych, skrupulatnego planowania, realizacji zaplanowanych działań i koordynacji pracy innych. O co trzeba zadbać, organizując konferencję? W poniższym artykule omówimy wszystkie niezbędne kwestie, które są konieczne do zorganizowania profesjonalnego kongresu.
W pierwszej kolejności należy określić cel konferencji i planowaną liczbę gości. Trzeba zastanowić się, czy celem wydarzenia będzie szkolenie specjalistów, czy poszerzanie zainteresowań uczestników. Kluczowa będzie również kwestia związana z tym, czy w planie są zajęcia praktyczno-warsztatowe, czy wyłącznie wykładowe. To od tych kwestii będzie zależał dobór odpowiedniej sali. Astor Hotel w Jastrzębiej górze posiada 8 różnych, doskonale wyposażonych sal konferencyjnych, z czego największa pomieści nawet 1200 osób.
Obiekty konferencyjne nad morzem to doskonały wybór niezależnie od branży, w której obrębie ma się odbyć wydarzenie. Jednym z najlepszych ośrodków konferencyjnych jest zdecydowanie Hotel Astor, który ma wyjątkowo korzystną i szeroką ofertę biznesową. W takim miejscu można organizować zarówno szkolenia jednodniowe, jak i szkolenia dłuższe - kilkudniowe.
W sytuacji, w której transport na wydarzenie nie jest organizowany, dobrze zadbać o duży, przestronny parking, który pomieści samochody wszystkich uczestników wydarzenia. Taki parking posiada nasz hotel. Warto zastanowić się również, czy na wydarzenie wstęp będzie wolny, czy też będą obowiązywały zaproszenia lub wejściówki. Należy upewnić się, czy wyposażenie sali jest odpowiednie do potrzeb sympozjum. Hotel Astor zapewnia niezbędny sprzęt, dostęp do internetu oraz odpowiednią aranżację sali. Zależnie od potrzeb ustawienie uczestników można modyfikować – sala może być zaaranżowana w sposób klasyczny, w kształt litery U lub dostosowana do pracy w grupach.
Integracja i oferta związana z czasem wolnym będzie szczególnie ważna w sytuacji, w której konferencja jest organizowana dla niewielkiej lub stosunkowo hermetycznej grupy osób. Wykłady lub szkolenia nie trwają przecież cały dzień! W najlepszym obiekcie konferencyjnym Astor Hotel dostępne są najróżniejsze rozrywki:
- wycieczki rowerowe, trekking, czy spływy kajakowe,
- rozgrywki paintball, SPA i fitness,
- organizowana integracja w postaci wieczorów tematycznych oraz gier i zabaw.
Catering będzie niesamowicie istotną kwestią niezależnie od czasu trwania konferencji. Nasz hotel oferuje lobby bar, organizację bufetu z gotowaniem na żywo lub specjalne regionalne menu. Kucharze gotują kuchnię włoską, czy hiszpańską, ale nie brakuje również typowo lokalnych, kaszubskich smaków.
O zakwaterowanie należy zatroszczyć się nawet w przypadku szkoleń jednodniowych. Dla osób, które dojeżdżają z nieco większych odległości, jest to szansa na wypoczynek i bezpieczną podróż do domu. W przypadku szkoleń kilkudniowych zakwaterowanie jest kwestią całkowicie niezbędną. Hotel oferuje pokoje standard, komfort i De Luxe - wszystkie przestronne, odpowiednio wyposażone, w wysokim standardzie.
